Etapas para una Implementación exitosa de un Software de Gestión (ERP)

Ya compramos el Software de Gestión – ERP. ¿Qué pasos hay que hacer?, ¿Funcionará para mi negocio?. ¿Estamos listos para el cambio?, ¿Cuáles son las etapas para implementar un ERP?, etc. Preguntas que se hacen los que tomaron la decisión a pesar de la rigurosa evaluación del proveedor del ERP.

Para su tranquilidad y en base a nuestra experiencia le recomendamos estas etapas a  considerar al implementar su ERP:

Inicio del Proyecto

Uno de los errores más comunes al iniciar una implementación es no involucrar a los usuarios del ERP en el proyecto. Un nuevo programa?, Quien lo va usar?, son algunas pregunta que se hacen los usuarios y en algunos casos forzados por orden de la Gerencia o Alta Dirección.

En esta etapa, se convoca a todo los usuarios que participaran en la implementación y se explica los objetivos y alcances del ERP. El propósito es lograr se involucren y sean parte del proyecto. Es aquí donde se debe elegir al Líder del Proyecto, persona que tenga claro cómo funciona el negocio y tenga la facultad de cambiar procesos actuales en la empresa.

Otro tema a tener en cuenta, es que el proveedor del ERP debe conocer en forma macro el negocio y para ello se debe realizar una Toma de Datos considerando información actual y futura de la empresa.

Se debe establecer las reglas claras del proceso de implementación y conocer cada una de las etapas, recursos de software y hardware a tener en cuenta, penalidades, etc.

Etapas para una Implementación exitosa de un Software de Gestión (ERP) en colombia

Implementación Técnica

El propósito de esta etapa es dejar todo listo para el inicio del uso del ERP. Es decir todo el proceso técnico: Instalación, Base de Datos, conectividad, etc. Se recomienda solicitar al proveedor del ERP una lista de requisitos mínimos de hardware y software que debe cumplirse.

Otra actividad importante que se debe realizar es la importación (o también llamado migración) de información en un formato Excel (o Texto) de los datos básicos que necesita el ERP, entre los principales son: Maestros de Clientes, Maestro de Proveedores, Maestro de Productos y Maestro de Trabajadores. Este punto es uno de los más críticos en el proceso de implementación del ERP, sobre todo la demora en preparar la información del Maestro de Productos en algunos casos por el volumen de información y otros por desconocimiento en la agrupación de las llamadas familias o sub-familias.

Los formatos básicos (factura, boleta, nota de crédito y nota de débito) son indispensables para todo negocio, es por eso que el ERP debe tener una herramienta que permita su adecuación a los formatos de la empresa y su flexibilidad para cambios futuros.

Configuración del ERP

En base a la Toma de Datos realizado en el inicio del proyecto, se debe configurar (o parametrizar) el ERP de acuerdo al negocio. En esta etapa se debe definir los parámetros que debe contener el ERP para su correcto funcionamiento, tales como: cantidad de Almacenes (con nombres apropiados para su fácil identificación del usuario), monedas con que se trabajaran,  tipos de documentos (si va trabajar con diferentes series), definir los locales en caso de tener anexos, etc.

Un detalle a tener en cuenta es la creación de los usuarios que utilizaran el ERP, recomendamos que se defina en base a sus funciones o actividades que realiza en la empresa. Para ello es necesario que cada usuario documente que funciones o actividades realiza, de esa manera puedan identificarse cuales realizará en el ERP.

Capacitación

La capacitación debe de iniciarse cuando las etapas anteriores han sido completadas. El usuario se siente más confiado en usar el ERP cuando tiene información propia de la empresa, sus formatos están adecuados y no necesita hacer configuraciones previas.

Se recomienda se entregue antes de iniciar la capacitación a los usuarios toda información del ERP, tales como vídeos, guías de uso, casos prácticos, etc. Esto ayudara que el usuario tenga una idea de cómo funciona y/o trabaja el ERP.

Cuantas horas de capacitación se necesita? Uno de los errores que se comete en esta etapa es pretender aprender todo el ERP, recomiendo se capacite al usuario según la función que realice en la empresa, esto permitirá optimizar el uso de las horas de entrenamiento. Los casos de capacitación por horas no son de buen resultados, en promedio cada usuario solo capta el 20% de lo que se enseña, recurriendo a las siguientes horas a una nueva explicación. Recomiendo los Full-day, donde el usuario podrá absolver todas sus dudas y realizar casos prácticos en el ERP.

Puesta en Marcha

La puesta en Marcha es el inicio oficial del ERP en la empresa, para esto la empresa establece una fecha de arranque que con el apoyo del proveedor de ERP se cargan los Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.

Es importante el acompañamiento del proveedor del ERP en esta etapa, donde se absuelvan dudas y/o realizan algunos ajustes en la configuración del ERP de ser necesarios.

El temor al cambio hace que esta etapa se postergue en varias oportunidades en algunos casos por problemas propios de la empresa (cambio de personal, no tener listo los inventarios, etc.). Es importante que el Líder tenga el apoyo de la Gerencia o Alta Dirección, que le permita dar este gran salto.

Entrega

En esta etapa se debe formalizar la entrega del ERP, en este caso el proveedor del ERP debe de entregar toda la documentación necesaria (licencias, diagramas, etc.) y recibir las sugerencias y opiniones de los usuarios.

En esta etapa se debe hacer una evaluación del cumplimiento de los objetivos esperados, que mejoras ha tenido la empresa, cuanto ha sido el esfuerzo en términos monetario, etc.

Todas estas etapas las utilizamos en la implementación de nuestra solución SICO – Software de Gestión, que ha permitido automatizar en forma rápida y con éxito en los más de 1500 clientes que utilizan nuestras soluciones.

Hasta la próxima..