¿Por qué necesitas un plan de trabajo?

22 abril, 2019

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¿Sabes qué es un plan de trabajo? ¿Crees que vale la pena dedicar tiempo a trabajar en él en lugar de en trabajos facturables?

¿Por qué necesitas un plan de trabajo?

Déjanos hacerte una pregunta: ¿qué harías si de pronto te dejara en una ciudad totalmente desconocida, en la que no dominas el idioma y sólo con el nombre de un destino apuntado en un papel? Ten en cuenta que no dispones de absolutamente nada: ni móvil, ni mapas, internet, ni siquiera la facilidad de poder preguntar a alguien… Una de tus opciones sería ponerte a andar, con la esperanza de llegar a tu destino lo antes y lo mejor posible.

Pues bien, esta situación es más o menos lo que ocurre si no tienes un plan de empresa: vas haciendo cosas sin una estrategia clara y sin centrarte en un objetivo definido. Puede que veas ingresos y pienses que lo que haces no funciona mal, pero seguramente algunas acciones te hacen perder tiempo y dinero.

Volvamos al ejemplo, ¿no sería mucho mejor si tuvieras un mapa que te orientara y te guiara? Pues eso es el plan de trabajo: una hoja de ruta donde defines una meta, estableces una estrategia y te marcas unos objetivos. Todo ello para llegar a esa meta.

Así, el plan de trabajo hace que no te desvíes de tu meta final. Con él, cada paso que das en el camino está meditado y planificado. Sí, implica un trabajo previo, pero también implica centrar tus esfuerzos en una meta definida. Y esto quiere decir, que tu trabajo estará bien aprovechado y dará frutos.

Y ahora, vamos a ir creando el plan de trabajo, paso a paso.

Define tu meta ¿Cuál es la situación actual? ¿Qué quieres dentro de un año?

Algunas metas anuales que puede marcarse una empresa son: aumentar los ingresos, mejorar el beneficio, generar y lanzar un nuevo producto, centrarte en aumentar ventas en un determinado nicho, etc. En definitiva, hay tantas metas como empresas. Y, como estarás viendo, en cada una se parte de una situación inicial diferente.

Voy a ponerte un ejemplo: voy a establecer como meta para mi empresa aumentar el beneficio un 25% de aquí a un año. Parece una meta clara y viable, ¿no?

Ahora bien, ¿cuál es tu situación actual? ¿A qué actividad se dedica tu empresa o tu negocio? ¿La venta es física, online, o ambas o es de servicios? ¿Quién es tu competencia directa?… Para la misma meta, no es lo mismo un taller ubicado en un barrio donde el 80% de los negocios están desapareciendo; que una empresa de marketing online, cuyo sector empresarial está en auge estos últimos años. Al ser una situación inicial diferente, las estrategias y objetivos a definir también deben serlo.

Siguiendo con el ejemplo anterior, si quiero aumentar un 25% el beneficio de mi negocio, para empezar debes conocer el beneficio real que tengo actualmente. También sería conveniente conocer el beneficio de los últimos 3-5 años, para saber si se mantiene o ver la tendencia que ha seguido.

¿Qué recursos tienes para tu plan de trabajo?

Aquí tienes que tener en cuenta de qué dispones para alcanzar tu meta (objetivos) y definir tu plan de trabajo. Puedes dividir estos recursos en 4 categorías:

Recursos físicos: Por ejemplo, equipos, instalaciones, etc. de tu negocio. Debes tener en cuenta los que sean relevantes para alcanzar tus metas.
Recursos financieros: Es decir, ¿cuánto puedes gastar en poner en marcha el plan de trabajo?
Recursos de personal: ¿Vas a trabajar solo o formarás un equipo para alcanzar tu meta?
Tiempo: ¿De cuanto tiempo real dispones?

Por ejemplo, en el punto anterior hablamos de definir una meta para dentro de un año. Ahora bien, ¿realmente tienes un año para alcanzarla? Por supuesto, la respuesta es NO.

Al planificar tu año, debes tener en cuenta el tiempo real de trabajo, tanto tuyo como de tu equipo de trabajo, que puedes dedicar a tu meta. Si en tu empresa parte del tiempo laboral se dedica a asistir a algún curso, evento, feria, congreso, etc… lo mismo, marca esas tareas en el calendario para ver el tiempo real del que dispones en el año para perseguir tu meta.

Y por supuesto, recuerda que no puedes dedicar todo el tiempo a este plan de trabajo: debes continuar atendiendo a tus clientes y sacando adelante los proyectos y la actividad de tu empresa.

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Tus objetivos

Ha llegado el momento de pensar, define y establece tus objetivos anuales. Ten en cuenta que todos y cada uno de los objetivos que formules deben tener como fin alcanzar tu meta.
Por ejemplo, si tu meta es aumentar el beneficio un 25%, un posible objetivo sería reducir costes. Si además haces venta web, otro posible objetivo sería aumentar la tasa de conversión entre visitas y ventas.

Crear una estrategia, ¿cómo vas a conseguir cada uno de los objetivos?

Volvamos al objetivo “Aumentar un 1% la tasa de conversión en la web durante el primer semestre del año”, ¿cómo puedes lograrlo?

Puedes mejorar el diseño de la web para que facilite el proceso de compra.
También puedes reescribir los textos para que “atraigan” más al cliente a comprar.
Puedes ofrecer un plan de fidelización a tus clientes para obtener ventajas en sus futuras compras.Etc

Aquí puedes tener todas las estrategias que quieras. Eso sí, cada objetivo tendrá su propio listado de estrategias, así que de nuevo sé realista con el tiempo (y los costes) de cada una.

¿Qué acciones seguirás?

Una vez tengas los objetivos y las estrategias de cada uno, es hora de decidir qué acciones seguirás para cada estrategia.

Por ejemplo, para la estrategia “mejorar el diseño de la web para que facilite el proceso de compra” puedes decidir realizar las siguientes acciones:

Comprar una nueva plantilla para la web
Volver a fotografiar los productos que ofreces (para mejorar la calidad, ofrecer más detalles, etc)
Reestructurar las distintas páginas de la web para facilitar el proceso de compra
Agregar más opciones de pago

En cualquier caso, y esto lo hago extensivo a las estrategias, no es necesario que lo hagas tú: puedes decidir contratar a un profesional experto en maquetación de páginas web o en escritura de textos web. Lo importante es que debes crear tareas para las distintas acciones y marcarlas en tu calendario. Y recuerda dejar un margen de tiempo para solucionar posibles imprevistos.

Haz tu seguimiento

Recuerda, el resumen del proceso sería:

Define una meta
Divídela en objetivos (mensuales, trimestrales, semestrales)
Establece estrategias para alcanzar cada uno de los objetivos
Decide acciones o tareas para cada una de las estrategias

Y el último paso sería comprobar el proceso. Para cada fecha límite que te has marcado en los pasos anteriores, comprueba que has cumplido con lo que te habías propuesto. Y comprueba también si el proceso está dando resultados. Aunque esto depende del objetivo: algunos ofrecen resultados a corto-medio plazo y con otros deberás esperar algo más.

Sin embargo, es importante que compruebes si tu plan sobre el papel avanza adecuadamente, o si por el contrario debes abandonar alguna estrategia porque te está perjudicando. Al hacer este seguimiento y el balance final, no te centres sólo en lo que no has alcanzado: valora también todos los pasos y acciones que se han realizado bien.

Entonces.. en conclusión

Y aunque te esté hablando de un plan anual, no significa que deba comenzar el 1 de enero. ¿por qué no aprovechar los días feriado para comenzar a definir tu meta y tu plan de trabajo?

Tener definido tu plan de trabajo te llevará un período de tiempo. Pero también te ayudará a tener clara tu meta. Y esta meta actuará como filtro para tomar cualquier decisión sobre qué trabajos realizar. Y al final del proceso, al decidir qué trabajos son importantes y prioritarios porque te acercas a tu meta, y cuáles son prescindibles… además de llegar al fin que te habías marcado, habrás mejorado tu productividad. Éxitos!!!